NHIỆM VỤ CỤ THỂ – PHÂN CÔNG
CỦA HỘI ĐỒNG ĐOÀN TỘC NGHỆ AN
(Ban hành theo Quy chế tổ chức hoạt động ngày 13 tháng 11 năm 2022 của Hội đồng Đoàn tộc Nghệ An)
I- NHIỆM VỤ CỦA THƯỜNG TRỰC
Giải quyết công việc của Hội đồng đề ra trong thời gian giữa hai kỳ họp của Hội đồng. Thường trực Hội đồng họp thường kỳ ba tháng một lần, toàn thể Hội đồng họp mỗi năm 2 lần (có thể họp đột xuất khi cần).
- Chủ tịch Hội đồng:
Phụ trách chung và công tác tổ chức – nhân sự, có trách nhiệm điều hành Bộ phận Thường trực của Hội đồng bảo đảm sự hoạt động của Hội đồng theo đúng Quy chế, tuân thủ Pháp luật của Nhà nước CHXHCN Việt Nam.
- Ban quản lý Nhà thờ – Lễ tân:(Ba, Hương)
- a) Quản lý Nhà thờ:
– Quản lý, bảo vệ cơ sở vật chất: đất đai, nhà cửa, các công trình kiến trúc, các hiện vật thuộc Đền thờ, các tài liệu, sổ sách liên quan đến quản lý hoạt động của Đền thờ.
– Quản lý tài sản là hiện vật và tiền phát sinh trong quá trình hoạt động tại Đền thờ.
– Tổ chức triển khai thực hiện các ngày lễ lớn trong năm như giỗ Tổ, Lễ, Tết v.v. theo chỉ đạo của Hội đồng Đoàn tộc.
– Tổ chức thường xuyên trực bảo vệ, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn, vệ sinh môi trường tại Đền thờ; tiếp đón con cháu trong dòng Họ và khách thập phương đến dâng hương tại Đền thờ.
– Là thành viên của Ban quản lý các công trình xây dựng tu bổ Đền thờ.
– Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Hội đồng Đoàn tộc giao.
- b) Lễ tân:
– Tổ chức các sự kiện (Đại hội, Hội nghi, Vinh danh nhân tài, trao giải thưởng khuyến học – khuyến tài . . .), các cuộc họp của Hội đồng, Lễ hội, Lễ giỗ Tổ họ Đoàn.
– Đón tiếp các đại biểu, khách mời và các tổ chức, cá nhân đến thăm, làm việc với Hội đồng Đoàn tộc hoặc về thăm, dâng hương tại Từ đường.
– Chuẩn bị quà, lễ vật… cho các đoàn của Hội đồng đi dự các cuộc họp hoặc các buổi lễ do các chi và các tỉnh tổ chức.
- Ban Thông tin – Truyền thông:(Minh, Long)
– Thu thập, nghiên cứu các tài liệu, thông tin dòng họ cả trong chính sử và trong dân gian, biên soạn, phát hành các loại tài liệu về Họ Đoàn.
– Thiết kế mẫu, biên tập, in ấn, phát hành các loại giấy tờ, tài liệu, các loại ấn phẩm của Hội đồng Đoàn tộc.
- Ban Gia phả:(Sơn, Hùng)
– Nghiên cứu, sưu tầm, quản lý và giới thiệu các Tộc phả, Gia phả, Quy ước, Tộc ước của các chi họ trong tỉnh, khai thác các Tộc phả, Gia phả và tư liệu dòng họ đã sưu tầm được; biên soạn tài liệu; giúp đỡ các dòng họ tìm hiểu cội nguồn, kết nối các dòng họ có chung nguồn gốc.
– Nghiên cứu, hướng dẫn các chi họ về nội dung và cách thức lập Gia phả, Quy ước, Tộc ước.
- Ban Tài chính – Đối ngoại:(Vỹ, Nam)
– Tổ chức và tiến hành vận động tài trợ, và đề xuất thực hiện các biện pháp xây dựng Quỹ của Hội đồng Đoàn tộc, bảo đảm kinh phí cho hoạt động của Hội đồng.
– Quản lý Quỹ và thanh, quyết toán theo chế độ Tài chính hiện hành của Nhà nước, phục vụ các hoạt động cùa Hội đồng theo Quy chế hoạt động tài chính của Hội đồng Đoàn tộc.
- Ban Văn hóa – xã hội:(Thành, Vượng)
– Thường xuyên phát hiện và thu thập thông tin về các đối tượng là nhân tài; học sinh, sinh viên xuất sắc, các gương học sinh sinh viên vượt khó học giỏi; các trường hợp gia đình có khó khăn đặc biệt cần trợ giúp… theo quy định của Quy chế hoạt động Văn hóa – xã hội của Họ Đoàn Việt Nam. Kết hợp với các đơn vị khác trong Hội đồng tổ chức các buổi Lễ Vinh danh, trao giải thưởng khuyến học, học bổng, trợ giúp khó khăn và các hoạt động xã hội khác.
– Đề xuất danh sách và cùng với các đơn vị khác trong Hội đồng tổ chức các buổi lễ tôn vinh (trao Bằng Vinh danh, Ghi công vì việc Họ) cho những người có nhiều đóng góp về trí tuệ, công sức, và vật chất cho việc Họ; Mừng thọ các Ủy viên Hội đồng cao tuổi, thăm hỏi các Ủy viên và gia đình các Ủy viên Hội đồng khi ốm đau, từ trần… theo Quy chế hoạt động của Hội đồng Đoàn tộc.
II. ĐOÀN TỘC Ở ĐỊA PHƯƠNG
Các Chi họ Đoàn các địa phương là tổ chức thành viên chính thức của Hội đồng Đoàn tộc Nghệ An; Thường trực Hội đồng công nhận Trưởng các Chi là Ủy viên của Hội đồng Đoàn tộc tỉnh. Thường trực Hội đồng cũng xem xét tiêu chuẩn và điều kiện hoạt động để quyết định bổ sung các Trưởng Chi đó làm Ủy viên thường trực của Hội đồng Đoàn tộc.
Để đảm bảo duy trì, xây dựng và phát triển; mọi Tổ chức và cá nhân đã tự nguyện tham gia vào Hội đồng Đoàn tộc thì phải tuân thủ theo qui định tại Qui chế này;
Chức năng nhiệm vụ của các Chi tại địa phương là tập hợp, đoàn kết những người họ Đoàn có chung tâm nguyện hướng về cội nguồn, kết nối dòng họ, tri ân tiên tổ và các bậc tiền bối, giúp nhau xoá đói giảm nghèo; khuyến học khuyến tài; vinh danh những người họ Đoàn có công với dân với nước; biểu dương “người tốt việc tốt”; giáo dục, gìn giữ và phát huy truyền thống tốt đẹp của dòng Họ trong các thế hệ người họ Đoàn Việt Nam tại các địa phương.
Các Chi họ Đoàn địa phương xây dựng Quy chế tổ chức và hoạt động phù hợp với đặc điểm của địa phương mình và không trái với Quy chế Tổ chức và hoạt động của Hội đồng Đoàn tộc.
Trưởng các Chi Họ Đoàn địa phương có nhiệm vụ chỉ đạo hoạt động của địa phương. Thường xuyên cung cấp thông tin về tình hình hoạt động dòng họ ở địa phương để đưa tin lên Trang tin điện tử www.hodoannghean.com và Bản tin nội tộc “Thông tin họ Đoàn Việt Nam”; đồng thời có nhiệm vụ truyền đạt những chủ trương, chương trình hoạt động việc họ của Hội đồng Đoàn tộc tỉnh đến các thành viên Hội đồng và bà con họ Đoàn tại địa phương.
Các Chi họ Đoàn là những tổ chức dòng họ theo huyết thống, hoạt động theo “Tộc ước” của dòng họ. Đây là địa bàn chính để tiến hành các việc họ, và cũng là đối tượng vận động và hướng dẫn việc họ của các Chi họ Đoàn địa phương và Hội đồng Đoàn tộc.
Trưởng Tộc là một thành viên đương nhiên của Hội đồng Gia tộc. Trưởng Chi do cả dòng họ bầu ra để cùng Trưởng tộc điều hành mọi công việc của dòng họ. Các Chi hoạt động theo Quy ước do dòng họ quy định không trái với Quy chế của Hội đồng Đoàn tộc Nghệ An.
. 
